Det finns många saker att tänka på inför att en konferens ska bokas. Detta inte minst om det handlar om över 100 personer som ska komma . Ett alternativ är att låta någon i företaget ta hand om denna fråga och en annan är att anlita företag som specialiserat sig på att skräddarsy passande konferenspaket utifrån kundens behov.
Vid en första tanke kan det låta billigast att göra arbetet själv men när man ser på de två olika alternativen mot varandra vinner ofta proffsvägen. Detta både gällande tid, pengar och kunskap. Den första aspekten är tid. Att det går snabbare för ett proffs att bygga ihop ett passande konferenspaket mot att en ovan person ska göra det är knappt diskuterbart. Det gäller att hitta allt från kommunikationsmöjligheter, boende och mat till konferenslokaler och att ordna med inbjudningar. Genom att lägga över allt på ett proffs tar det inte mer än en timme med hela jobbet. Det viktiga är bara att i förväg tänka ut målet med konferenser och vissa ramar som bokningsföretaget bör hålla sig inom. Den andra aspekten är pris. Att be om hjälp om en tjänst kostar pengar. Men det kostar inte alls så mycket som många tror. Orsaken är att dessa serviceföretag har speciella avtal med hotellbranschen vilket gör att de ofta får en viss procent av bokningen. En del av hela kostnaden betalas alltså av hotellet och inte av det företag som vill ha konferensen. Hade man däremot bokat själv hos hotellet hade det fulla priset fått betalas.
Konferenspaket
Jämför gärna hur mycket serviceföretaget tar för hela bokningen av konferenspaketet och räkna sedan ut hur många timmar en anställd hade behövt avsätta för att bygga ihop hela det. Addera antalet timmar med den summa som den anställde kostar per timme och jämför mot vad serviceföretaget tar som avgift. Valet blir därefter relativt lätt.
Den tredje aspekten är kunskap. En stor fara när ett företag väljer att boka ett konferenspaket på egen hand är att man går ”i gamla hjulspår”. Man utgår från att det som fungerat förr ska fungera lika bra ett år senare. Men behoven förändras och även kraven. Många gånger är det svårt att hitta nya vägar, nya anläggningar och nya paket. Med ett extremt stort kontaktnät kan serviceföretaget hitta en lösning som passar på ett perfekt sätt utifrån företagets behov.