Det finns ett flertal företag i Sverige som arbetar med att jämföra och hitta exakt rätt konferenslösning för olika företag. Som företagare behöver man därmed inte leta och jämföra på egen hand.
Den första fördelen är att tjänsten i stort sett alltid är gratis. De som kontaktar något av dessa företag får hjälp med att hitta alternativ som passar exempelvis gällande ort eller om det ska finnas spa- eller träningsmöjligheter på anläggningen. Man uppger sina behov och företaget presenterar anläggningar som passar dessa. Orsaken att de kan erbjuda denna gratis tjänst är flera. För det första bekostar anläggningarna till viss del dessa företag och för det andra erbjuder de själva en rad tilläggstjänster.
Den andra fördelen är just dessa tilläggstjänster. Första steget när en konferens ska bokas är att välja var man ska vara samt boka denna anläggning. Men det är ju en hel del annat som ska ordnas. Detta inte minst om det är ett större företag som ska ha konferensen.
Större konferenser
Är det större konferenser kan dessa företag hjälpa till med allt från planering och att skicka ut inbjudningar till att boka boende och skapa uppskattade aktiviteter. Vill man enbart ha hjälp att hitta en passande konferensanläggning och få hjälp att boka detta kostar det vanligtvis inget (eller en mycket låg administrationsavgift). Men vill man ha hjälp med andra punkter blir det självklart en kostnad. Vill man ha hjälp kan det vara fördelaktigt att välja färdiga paketlösningar. Visserligen ingår det ibland saker som företaget kunnat ordna med själv. Men samtidigt blir det en mycket enkel lösning och därmed prisvärd gällande att någon på företaget inte behöver lägga ner timmar på att planera allt inför denna konferens.
Den tredje fördelen är s.k. konferensavtal. Det passar företag som löpande har behov av konferenser och därmed vill ha hjälp med detta i ett abonnemangsavtal. Ett prisvärt avtal som framförallt passar dem som behöver hjälp ofta med administration kring detta.